7 tips voor effectief bestuur van IT projecten

Ik heb gezeten bij de presentatie “Sturing geven aan de invoering van ICT”. Leo Scholl van ROC Gilde opent met de geschiedenis van carbon, typemachine tot pc’s. Grote uitdaging als je opgegroeid bent met de kroontjespen: Hoe stuur je als college op de invoering van ICT?

Leon Simons vervolgt met een praktijkervaring:

Men richtte een platform op waarin per sector een deskundige zit uit het onderwijs en uit ICT. Concreet resultaat: keuzeproces van ELO. Uit het platform hebben koppels steeds een bezoek gebracht aan andere ROC’s om zich op een aantal merken te oriënteren. Dit leidde tot een top 5. Deze zijn intern weer beproefd aan de hand van checklists. Hierbij waren sectordirecteuren en keyusers betrokken. Hieruit rolden 2 merken.

Deze 2 leveranciers zijn vervolgens uitgenodigd om zich te presenteren aan het hele platform. Hieruit moest een definitieve keus volgen. “Jullie komen pas uit het hok als er een unaniem advies is!” Uiteindelijk is het degene geworden waar men ook direct het beste gevoel bij had, alleen nu is door het hele proces veel meer draagvlak ontstaan.

Jeroen van den Berg van ROC Rivor vervolgt met “Het besturen van IT pojecten voor dummies”. Als kapstok worden ervaringen gedeeld uit de invoering van een KRD. Openhartig vertelt Jeroen dat tijdens de implementatie een aantal problemen naar boven kwamen. Dat leidde tot een “crisismoment”, een maand stopzetting en een herstart.

De bestuurder van nu heeft vaak een kennisprobleem:

– De bestuurder is geen specialist en de kennis hierover veroudert verschrikkelijk snel.

– Projectkennis: Het eindresultaat laat zich soms lastig formuleren. Het beeld van wat de uiteindelijke doelen zijn ontstaat vaak pas gaandeweg het proces.

– Ambiguïteit: iedereen heeft zijn eigen beleving en perceptie. Een hoofd IT, een controller, een hoofd administratie, een eindgebruiker hebben vaak compleet verschillende beelden.

Daarom 7 tips voor effectief bestuur van IT projecten:

– Stel je als bestuurder op als dummy XXL: blijf vragen, wil weten en begrijpen.

– Een projectplan is een te falsificeren hypothese. Het is voorlopig waar, maar wanneer is het plan niet waar? Quasi filosofisch maar toch. Heb een houding waarmee de gaten van het project opgezocht worden.

– Voorkom groepsdenken: stimuleer open klimaat, voorkom tunnelvisie, speel advocaat van de duivel.

– Creëer “Slack” of inefficiency in besluitvorming. Lijkt verkeerd, maar maak het mogelijk om meerdere keren over bepaalde onderwerpen na te denken. Dit kost tijd. Een pressure-cooker is wel snel, maar niet altijd goed.

– Wees alert op zwakke signalen: twijfelpunten die soms impliciet zijn, breng deze naar de oppervlakte.

– Geef voorrang aan verstoringen. Een goed project is niet een project dat een spoorboekje precies volgt, het doel moet bereikt worden. Ook al wijk je van je planning af.

– Adagio “Show must go on, unless a showstopper shows up”. Bij echte verstoringen niet een beetje doorgaan, maar echt aandacht er aan schenken.

Mijn leerpunten: draagvlak creëren is belangrijk en projectenplannen zijn geen dogma’s.

Mijn indruk: een heel openhartige presentatie van 3 bestuurders die zich kwetsbaar durven opstellen.

Sturing geven aan de invoering van ICT